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データファイルをそのまま受け取った時のQ&A

Q9-1 表計算ソフトやデータベースのファイルをそのまま受け取ったが、どうすればよい?

A9-1 該当するソフトで開くか、なければテキスト形式で入稿し直してもらう

 表計算ソフト(エクセル、ロータス1-2-3等)やデータベース(桐、アクセス、ファイルメーカー等)のファイルは、基本的に該当するソフトがなければ開くことができません。
 該当するソフトがない、あるいはバージョンが合わないなどの場合は、いさぎよくあきらめて入稿先に返し、改めてテキスト形式(CSV形式。桐の用語では.K3形式)のコンマ区切りやタブ区切りのデータにして入稿し直してもらうしかありません。

 該当するソフトがある、あるいは調達できる場合は、それらで開いた後、上記テキスト形式に変換し、DTPでの処理に都合がよいように整理します。
 表組みには、テキストを行方向(ヨコ)に流したり、列方向(タテ)に流したり、ひとつひとつのセルにテキストボックスを作って連結したり、とさまざまな方法がありますから一概には言えませんが、横方向に流す場合は区切りをタブに、それ以外の場合は区切りを改行にすることが多いと思います。

表計算ソフトやデータベースからレイアウトソフトに直接データを取り込める次のようなソフトがあります。

 ※これらは「役立つソフト」のページでも紹介しています。

(記/小国文男、情報/Ogo&Daikoku)

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