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電子メールで入稿する時のQ&A

Q5-1 メールの本文欄に原稿を書いて送ってもよいか?

A5-1 短いものならOKだが、ファイル添付が基本

 電子メール本文欄のテキストは、多くの場合、40字程度で区切って1行ごとに送られます。したがって、メールを受け取ると行改行テキストになっていることがほとんどです。

 もちろんメールのやりとりには何の問題もありませんが、それが原稿だと、不要な改行 コードを削除しなければなりません。また長い原稿になると、メーラーがいくつかのメールに分割して受信します。いずれも間違いの元になることがあります。ですから、原稿は本文欄に書くのではなく、ファイル添付で送るのが基本です。

 もっとも、数百字程度の短い原稿なら、本文欄に書いてもそう大きな問題はないでしょう。

 ※関連→Q5-2Q5-3Q5-5

(記/小国文男)

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Q5-2 行改行されないようにメールを送る方法は?

A5-2 テキストファイルを圧縮して「添付」する

 電子メールの本文は一般的に半角80文字以内、通常は72〜76文字で強制的に改行することがマナーになっており、メールソフトもこれを守るように最初から設定されているものが多くあります。
 したがって、例えば全角で40文字×40行という文書を送付しようとすると、1行の途中(又は最後)で強制的にメールソフトが改行を入れたりする場合があります。

 これを避けるためには、入稿原稿はメールとは別のテキストファイルで作成しておき、メールに「添付」するという方法を取ります(ファイルの添付方法はメールソフトの説明書・ヘルプ等を参照)。
 この場合、Q5-3にもありますが、添付したファイルが本文であるかのように間違えられないように、「圧縮」しておくことが(送受信時間短縮の効果もあり)最善の方法です(圧縮についてはQ5-5Q5-7参照)。

 なお、これで送付したファイルがなおかつ行改行されている場合は、別の原因(たとえば異機種間の改行コードが原因)と思われます。Q4-8Q4-9を参照してください。

(記/Ogo)

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Q5-3 添付ファイルにして送ったつもりなのに、メール本文になってしまうのはなぜ?

A5-3 テキストファイルをそのまま添付するとメール本文と扱われる

 インターネットのメールは、すべてがテキストデータでやりとりされています。画像ファイルをメールに添付しても、それらは一旦テキストデータに変換されて送信され、受信側で再び画像ファイルに戻されます。テキストデータへの変換を「エンコード」と、元に戻すことは「デコード」と呼ばれます。

 テキストファイルを添付すると、エンコード・デコードを経ないでそのまま本文テキストとして扱われることがあるようです。これを避けるには、テキストファイルも圧縮してバイナリファイルとしてメールに添付するのが適当です。
 文字コードによってはテキストファイルも文字化けすることがありますから、それを避ける上でも圧縮するのが無難でしょう。

※関連→Q5-5Q5-7Q5-10

(記/小国文男)

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Q5-4 添付ファイルを送ったら「文字化けだらけ」と言われたが、なぜ?

A5-4 エンコード方式の違いが原因

 インターネットメールで、添付ファイルはすべてテキストデータに変換して送信されます。この変換を「エンコード」といい、インターネット標準はMIME(BASE64)と呼ばれる方式です。
 ほんどのメールソフトはMIME(BASE64)に対応していますが、メールソフトによっては対応していないものもあります。エンコード方式が合わないと、正しくデコード(エンコードされたテキストデータを元に戻すこと)できないため、文字化けしてしまいます。

 たとえばMacintoshでよく使われるEudora-J(フリーソフト)はMIME(BASE64)に対応せず、BinHex方式でエンコードして送信されます。これを使って送られた添付ファイルは、たとえばNetscape Messengerで受けると本文欄に文字化けの山となって表示されます。
 逆の場合も同様です。ただし、送信側でファイルをあらかじめBinHex変換して「.hqx」の拡張子がついたファイルを添付した場合は、Eudora-Jでも正しく受信することができます。

 MacではBinHexで、UNIXではuuencodeでエンコードするメールソフトがありますから、ファイルを添付してメールを送るときは、相手のメールソフトとそれが対応しているエンコード方式をよく確認してから送るのがよいでしょう。

(記/小国文男、情報/Ogo)

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Q5-5 テキストファイルは軽いのに、ファイルの圧縮はなぜ必要?

A5-5 ファイルサイズの問題以上に圧縮のメリットは大きい

 数万字というテキストファイルでも、画像ファイルに比べればはるかにファイルサイズは小さいものです。しかし、ファイルサイズの問題以上に、圧縮するメリットはたくさんあります。
  1. 作成したテキストデータの形を崩さずに送れる
  2. 長いテキストも分割されずにそのまま送れる
  3. 圧縮することでさらにサイズが小さくなるので、早く送れる
  4. テキストファイルがたくさんあっても、圧縮でひとつにまとめることができる
  5. 文字化けを避ける上でも一定の効果がある
 なお、ファイル圧縮には次の形式が一般的です。
 DOS/Windows間……LHA
 Macintosh間……StuffIt

※関連→Q5-7

(記/小国文男)

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Q5-6 画像ファイルの圧縮には何を使うのが適当?

A5-6 LHA(DOS)、StuffIt (MAC)が一般的

 画像ファイルは一般にデータが大きいので圧縮して添付します。ファイル圧縮には次の形式が使われるのが一般的です。
 DOS/Windows間……LHA
 Macintosh間……StuffIt

 これらはいずれも、複数のファイルを圧縮して一つのファイルにまとめることができます。複数のファイルを添付する時は一つにまとめるのが有効です。
 また、JPEGやGIFなどはすでに圧縮された形式のファイルですが、一つにまとめる目的で圧縮ソフトを利用すると効果的です。

※関連→Q5-7

(記/小国文男、情報/Ogo)

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Q5-7 MacとWinなど異機種間のデータ交換でファイルを圧縮するときに使うソフトは?

A5-7 異機種間のデータ交換で使用する圧縮ソフトは「LHA」を標準とします

「LHA」は、MacとWinなどの異機種間で互換性のあるフリーウェアの圧縮ソフトで、最も互換性に信頼があり、シェア・信頼度の高さから異機種間でのデータ互換の標準といえます。

 LHAで圧縮されたデータの拡張子は「.lzh」です。また、相手がLHAを持っていなくても解凍させることができる方法の自己解凍形式で保存することもできるのですが、異機種間のデータ交換では問題が起きるので利用しないようにします。

 各種OS用の LHAはVectorなどのソフトウエアライブラリで入手することができます。
 http://www.vector.co.jp/(要検索)

(記/大橋幸二&Ogo)

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Q5-8 MacとWinなど異機種間での添付ファイルメールを送信するときの注意点は?

A5-8 添付ファイルを送信するときはエンコーディングを「BASE64」にする

 添付ファイルの送信で問題になるのことに「エンコーディング」というものがあります。
 インターネットメールはテキストデータの 送信しかできないために、添付されたデータを送信するときには自動的にテキスト形式に変換され送信されます。
 テキスト形式に変換することをエンコードといい、エンコードの方法(規格)には、BASE64やBinHex、uuencodeなど様々なものがあります。

 インターネットで最も活用されていて標準とされる方法は「MIME(BASE64)」という規格です。

 また、BASE64でデータの送受信をする場合、メールソフトがBASE64に対応している必要があります。
 Windowsのメールソフトのほとんどは、BASE64に対応しているのですが、MacのソフトではフリーソフトのEudoraなど対応していないものがあるので気を付ける必要があります。
 MIME形式添付の設定詳細は各メールソフトの説明を参照してください。

(記/大橋幸二&Ogo)

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Q5-9 NIFTYからファイル添付でメールを送る方法は?

A5-9 「NIFTY MANAGER」を利用するのが簡単で便利

 いくつか方法がありますが、「NIFTY MANAGER(NIM)」を利用するのが最も簡単で便利でしょう。
「NIFTY MANAGER」は、ユーザーが特に意識することなくMIME(base64)形式でファイルを添付してインターネットへ(もちろん、ニフティサーブ内の相手もOK)電子メールを送る機能が内蔵されています(もちろん受信も可能)。
「NIFTY MANAGER」には、Windows95/3.1各用とMac用の3種類があります。Windows用はバージョン4.60、Mac用はバージョン4.50以降が、それぞれMIME(base64)形式に対応しています。

 なお「NIFTY MANAGER」についての詳しい情報は、ニフティのWebページ「NIFTY MANAGERについて」で得ることができます。

(記/小国文男、情報/Ogo&難波義昭)

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Q5-10 電子メールが文字化けしたが、どうすればよい?

A5-10 文字コードに「JIS」を使い、プレーンなテキストで送るのが基本

 DOS/WindowsまたはMacintoshを使っていると、文字コードとしてはシフトジス(Shift-JIS)という文字セットを利用しています。パソコン通信で有名なNIFTY-SERVEでもShift-JISを用いて表示されています。

 しかし、インターネットの電子メールで、Shift-JISは厳禁と考えるべきです。インターネットではJIS 形式を使わなければ、文字化けのメールを先方に送ってしまう可能性が高いからです。メールソフトで文字コードが選択できる場合には、必ずJISを選び、Shift-JISの設定は使わないようにします。

 また、メールソフトの設定で「HTML形式」とか「リッチテキスト形式」という選択肢がある場合(MS-IE3.0以上、NetScapeのMessenger4.0以上などが該当)は、これを使わないようにします。プレーンテキスト形式以外の電子メールを送ると、受信者が正常に受信できない場合があるほか、送付データ量も数倍に膨らんでしまい、相手に圧迫を与える結果となります。

 ほかにも注意ポイントがあります。詳しくは「インターネットメールの注意点」というWebページで、さまざまな文字化けのサンプルや情報が得られます。ぜひご一読ください。

(記/小国文男、情報/Ogo)

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Q5-11 添付ファイルのサイズはどれくらいが適当?

A5-11 500KB程度を目安に

 電子メールでファイルを添付して送る場合は、ファイルサイズが500KB程度をひとつの目安にするのがよいと思います。
 もちろん接続環境によっても違います。回線には専用線、ISDN回線、アナログ電話回線などがありますし、モデムも14400bps、28800bps、36000bps、56000bpsなどいろいろあります。これらによって送信時間が変わってきます。
 また、メールサーバの容量も大小さまざまで、制約を受ける場合もあります。
 このようなことから、おおむね500KBを超えるような場合は相手に確認するのがよいでしょう。
(記/小国文男、情報/Ogo)

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